Khi một doanh nghiệp cần gặp khách hàng, đối tác hoặc đội ngũ phân phối ở nhiều tỉnh thành cùng lúc, một sự kiện tại một địa điểm duy nhất thường không đủ. Chuỗi sự kiện tour nhiều địa điểm (multi-site event tour) giải quyết bài toán này: cùng một chương trình, cùng một thông điệp, nhưng được đưa đến từng khu vực, từng nhà máy hoặc từng khu công nghiệp theo một lộ trình đã được hoạch định. Với doanh nghiệp công nghiệp – xây dựng – sản xuất, nơi khách hàng và đối tác phân bố rải rác theo các cụm công nghiệp trên cả nước, đây là hình thức tiếp cận hiệu quả hơn nhiều so với việc mời tất cả về một nơi.
VIETPEAK tổ chức và vận hành toàn bộ chuỗi sự kiện tour, từ lên kế hoạch tổng thể, chuẩn hóa nội dung – hình ảnh cho mọi điểm dừng, đến điều phối nhân sự, thiết bị và hậu cần di chuyển giữa các chặng.
Dịch vụ này phù hợp với ai
- Doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xây dựng, thiết bị công nghiệp có mạng lưới đại lý, nhà phân phối hoặc khách hàng trải rộng nhiều tỉnh thành
- Doanh nghiệp cần tổ chức chuỗi hội nghị khách hàng, hội thảo kỹ thuật hoặc chương trình tri ân theo từng khu vực (miền Bắc, miền Trung, miền Nam)
- Chủ đầu tư, ban quản lý khu công nghiệp, cụm công nghiệp muốn giới thiệu quỹ đất, hạ tầng và chính sách đến doanh nghiệp tại nhiều địa phương
- Doanh nghiệp FDI cần lặp lại cùng một chương trình tại nhiều nhà máy trong hệ thống của mình
Những khó khăn thường gặp khi tự tổ chức chuỗi sự kiện
Tổ chức một sự kiện đã không đơn giản, tổ chức nhiều sự kiện liên tiếp ở nhiều nơi còn phức tạp hơn nhiều lần, vì rủi ro không cộng lại mà nhân lên. Các vấn đề doanh nghiệp thường gặp gồm:
- Thiếu nhất quán giữa các điểm dừng: mỗi chặng do một nhà cung cấp địa phương thực hiện nên chất lượng sân khấu, hình ảnh và cách dẫn chương trình khác nhau, làm loãng hình ảnh thương hiệu
- Lịch trình dồn ép: thời gian lắp dựng – vận hành – tháo dỡ – di chuyển giữa hai chặng liền nhau không được tính toán kỹ, dẫn đến trễ giờ hoặc phải cắt giảm nội dung
- Chi phí khó kiểm soát: vận chuyển thiết bị, lưu trú đoàn và nhân sự phát sinh liên tục theo từng chặng, khó dự toán trọn gói ngay từ đầu
- Thiếu dữ liệu tổng hợp: mỗi chặng kết thúc là hết, không có báo cáo thống nhất để so sánh hiệu quả giữa các khu vực và điều chỉnh cho chặng sau
Quy trình VIETPEAK triển khai chuỗi sự kiện tour
- Khảo sát mục tiêu và địa bàn: làm rõ mục tiêu của chuỗi (tri ân, bán hàng, giới thiệu công nghệ), nhóm khách mục tiêu và đặc điểm từng địa phương
- Xây dựng kế hoạch tổng thể: thiết kế lộ trình, thứ tự các điểm dừng, thời lượng từng chặng và dự toán ngân sách cho toàn chuỗi
- Chuẩn hóa bộ nhận diện và kịch bản: một concept, một bộ ấn phẩm, một kịch bản gốc, điều chỉnh linh hoạt theo từng địa điểm
- Khảo sát địa điểm từng chặng: đánh giá mặt bằng, hạ tầng điện – âm thanh, đường vào và các yêu cầu an toàn tại hiện trường
- Vận hành theo đoàn: đội ngũ lắp dựng, kỹ thuật, MC và điều phối đi theo từng chặng, đảm bảo chất lượng đồng đều
- Tổng hợp báo cáo: sau mỗi chặng và sau toàn chuỗi, khách hàng nhận được tư liệu hình ảnh và báo cáo nghiệm thu
Hạng mục dịch vụ bao gồm
- Lập kế hoạch lộ trình, lịch trình chi tiết và dự toán theo từng chặng
- Thiết kế concept và bộ nhận diện dùng chung cho toàn chuỗi
- Sản xuất, vận chuyển và lắp dựng sân khấu, backdrop, thiết bị âm thanh – ánh sáng – LED di động
- Nhân sự điều phối, MC, lễ tân, kỹ thuật viên đi theo đoàn
- Điều phối khách mời và đăng ký tham dự tại từng địa phương
- Quay chụp, dựng clip tổng hợp và báo cáo nghiệm thu toàn chuỗi
Lợi ích khi hợp tác với VIETPEAK
- Một đầu mối duy nhất cho cả chuỗi, thay vì làm việc với nhiều nhà cung cấp địa phương rời rạc
- Chất lượng đồng đều: khách hàng ở chặng đầu tiên và chặng cuối cùng nhận được trải nghiệm như nhau
- Kiểm soát ngân sách: dự toán trọn gói theo toàn chuỗi, hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch
- Dữ liệu để cải thiện: báo cáo từng chặng giúp điều chỉnh nội dung và cách tiếp cận cho các chặng sau
- Tiết kiệm nguồn lực nội bộ: đội ngũ kinh doanh và marketing của doanh nghiệp tập trung vào gặp khách hàng, không phải xử lý hậu cần
Vì sao doanh nghiệp công nghiệp chọn VIETPEAK
VIETPEAK tập trung chuyên biệt vào nhóm khách hàng công nghiệp – xây dựng – sản xuất – khu công nghiệp, nên hiểu rõ đặc thù địa điểm mà chuỗi sự kiện thường diễn ra: nhà xưởng, sân bãi ngoài trời, hội trường khu công nghiệp, nơi hạ tầng và điều kiện an toàn khác hẳn khách sạn hay trung tâm hội nghị. Chúng tôi chuẩn bị phương án kỹ thuật phù hợp ngay từ khâu khảo sát và đặt an toàn lao động lên hàng đầu khi lắp dựng. VIETPEAK cũng là thương hiệu cùng hệ sinh thái với Châu Khổng, đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện và sản xuất hình ảnh, video cho doanh nghiệp từ năm 2016, nên phần tư liệu hình ảnh của cả chuỗi được thực hiện đồng bộ, chuyên nghiệp.
Bạn đang cần đưa một chương trình đến nhiều tỉnh thành? Liên hệ VIETPEAK để được tư vấn lộ trình, dự toán và phương án vận hành phù hợp với mạng lưới khách hàng của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Không có con số cố định. Chuỗi có thể chỉ gồm 2-3 điểm tại các khu vực trọng tâm, hoặc kéo dài nhiều chặng trên cả nước. VIETPEAK tư vấn số điểm dừng phù hợp dựa trên mục tiêu và ngân sách thực tế.
Có. Khung chương trình và nhận diện thương hiệu được giữ thống nhất, còn nội dung có thể điều chỉnh theo đặc điểm khách hàng từng khu vực (ví dụ thêm phần giới thiệu chính sách địa phương hoặc mời đối tác tại chỗ phát biểu).
Tùy quy mô và lộ trình. Với thiết bị cốt lõi cần chất lượng đồng nhất (LED, âm thanh, backdrop), VIETPEAK ưu tiên vận chuyển theo đoàn; các hạng mục dễ thuê ngoài có thể sử dụng nguồn tại địa phương để tối ưu chi phí.
Sau mỗi chặng, VIETPEAK tổng hợp số lượng khách tham dự, tư liệu hình ảnh và ghi nhận phản hồi. Toàn bộ được gom thành báo cáo nghiệm thu cuối chuỗi để doanh nghiệp so sánh giữa các khu vực.
Với chuỗi nhiều điểm dừng, nên bắt đầu trao đổi trước ít nhất 6-8 tuần để đủ thời gian khảo sát từng địa điểm và chuẩn hóa bộ nhận diện.